Aivovammaliiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterin pitäjä
AIVOVAMMALIITTO ry – Hjärnskadeförbundet rf Malminkaari 5, 00700 Helsinkiwww.aivovammaliitto.fi
2.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anu Kainulainen, järjestösihteeri Puh: 050 408 7095 sähköposti: anu.kainulainen(at)aivovammaliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Tietosuojarekisteri (muut kuin jäsenrekisteri)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten täytäntöönpano, sopimukset sekä rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
• koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
• yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
• viestintä ja tiedottaminen, mm. sähköiset uutiskirjeet, jäsenkirjeet ja verkkosivut
• vaikuttaminen
• järjestöpalvelut
• vapaaehtoistoiminta, vertaistukitoiminta, kokemustoiminta
• toiminnan kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Aivovammaliitto käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
• nimi
• yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen mm. ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen
Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten
• y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot
Muissa yhteyksissä, mm. sähköisten uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
• nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite
6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta/aivovammayhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Aivovammaliitto on ulkoistanut IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Lisäksi Aivovammaliitto on ulkoistanut talous-, palkka- ja arkistointipalvelut sekä siivouspalvelut.
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien mahdollisten matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle tai muulle tapahtumaan tai koulutukseen liittyvälle palveluntarjoajalle.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Toiminnanjohtaja vastaa sopimuksista ja kilpailutuksista olevista tiedoista koko sopimushistorian ajan. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Aivovammaliitto ostaa arkistointipalvelut Aallon tilitoimistosta, jossa ne ovat palolta suojattuna. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman ja siihen liittyvän raportoinnin keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen.
Aivovammaliitto arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Aivovammaliitto huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Aivovammaliitto oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä.
Aivovammaliitto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetyille yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutokset tähän selosteeseen ovat merkittäviä, informoidaan niistä, esimerkiksi sähköpostitse tai laittamalla Aivovammaliiton verkkosivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti verkkosivuilla ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa.