Aivovammaliiton asiakasrekisterin (muut kuin jäsenrekisteri) tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on päivitetty 5/2023.
1.Rekisterin pitäjä
AIVOVAMMALIITTO ry – Hjärnskadeförbundet rf Malminkaari 5, 00700 Helsinkiwww.aivovammaliitto.fi
2.Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Anu Kainulainen, järjestösihteeri, puhelin: 050 408 7095, sähköposti: anu.kainulainen(at)aivovammaliitto.fi
Johanna Tervo, järjestösuunnittelija, puhelin: 050 550 0541, sähköposti: johanna.tervo@aivovammaliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri (muut kuin jäsenrekisteri)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat oikeutetut edut, esim. yhteistyösuhteen ylläpito ja hoito, yhteydenpito sidosryhmiin, vaikuttamistoiminnan toteuttaminen sekä sopimusten täytäntöönpano, sopimukset sekä rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- koulutusten- ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinointi
- yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä
- viestintä ja tiedottaminen, mm. sähköiset uutiskirjeet, jäsenkirjeet ja verkkosivut
- vaikuttaminen
- järjestöpalvelut
- vapaaehtoistoiminta, vertaistukitoiminta, kokemustoiminta
- toiminnan kehittäminen
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Aivovammaliitto käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi:
• nimi
• yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
• taustaorganisaatio
• mahdolliset erityistarpeet
• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen mm. ruokavaliotiedon) sekä laskutuksen
Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien ja niiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten
• y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• rekisteröityjen itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot
Muissa yhteyksissä, mm. sähköisten uutiskirjeiden ja muun viestinnän toimittamiseksi rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:
• nimi ja yhteystiedot, sähköpostisoite
6. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta ja julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta / aivovammayhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Aivovammaliitto on ulkoistanut IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Lisäksi Aivovammaliitto on ulkoistanut talous-, palkka- ja arkistointipalvelut sekä siivouspalvelut.
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien mahdollisten matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle tai muulle tapahtumaan tai koulutukseen liittyvälle palveluntarjoajalle.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Toiminnanjohtaja vastaa sopimuksista ja kilpailutuksista olevista tiedoista koko sopimushistorian ajan. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Aivovammaliitto ostaa arkistointipalvelut Aallon tilitoimistosta, jossa ne ovat palolta suojattuna. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman ja siihen liittyvän raportoinnin keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman tai koulutuksen jälkeen.
Aivovammaliitto arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Aivovammaliitto huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä.
Aivovammaliitto voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetyille yhteyshenkilölle.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutokset tähän selosteeseen ovat merkittäviä, informoidaan niistä, esimerkiksi sähköpostitse tai laittamalla Aivovammaliiton verkkosivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti verkkosivuilla ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa.
Aivovammaliiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on päivitetty 5/2023.
1.Rekisterin pitäjä
AIVOVAMMALIITTO ry – Hjärnskadeförbundet rf Malminkaari 5, 00700 Helsinki www.aivovammaliitto.fi
2.Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Anu Kainulainen, järjestösihteeri, puhelin: 050 408 7095, sähköposti: anu.kainulainen(at)aivovammaliitto.fi
Johanna Tervo, järjestösuunnittelija, puhelin: 050 550 0541, sähköposti: johanna.tervo@aivovammaliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri (Avoine Sense)
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Jäsenpalvelut
- Jäsenlaskutus
- Aivovammaliiton toimintaan liittyvä viestintä ja tiedotus: Aivoituslehti, uutiskirjeet, jäsenkirjeet, yhdistystiedotteet, esitteet, julkaisut
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- Aivovammoihin liittyvä tiedottaminen
- Kohdennettu viestintä esimerkiksi: vammautuneelle/läheiselle/ammattilaiselle
- Jäsenkyselyt
- Tutkimuspyynnöt
- Yhdistysten tapahtumamarkkinointi
- Aivovammaliiton tapahtumamarkkinointi
- Aivovammaliiton tuotteiden markkinointi
- Vapaaehtoistoimijoiden tietojen hallinta
- Kokemustoimijoiden tietojen hallinta
- Kurssi- ja sopeutumisvalmennusrekisteri
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Sense- jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen itse luovuttamia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, henkilötunnus
- sukupuoli
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- äidinkieli
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- liittymisen syy ja eron syy
- vammautumisvuosi
- vammautumistapa
- luottamustoimet Aivovammaliitossa ja aivovammayhdistyksessä
- vapaaehtoisroolit
- vapaaehtoisten koulutustiedot
- vapaaehtoisten ilmoittamat lisätiedot liittyen vapaaehtoistoimintaan
- jäsenmaksutiedot
- mahdolliset viestintään liittyvät kiellot ja/tai -suostumukset
- kurssille hakevien itse ilmoittamat terveystiedot ja toimintakyky
- maksusitoumuksen numero
- läheisen yhteystiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, äidinkieli)
- ammatti- / työtilanne
6. Tietolähteet
Kyseessä on Aivovammaliiton ja aivovammayhdistysten keskitetty jäsenrekisteri. Aivovammayhdistykset ovat: Aivovammayhdistys ry, Etelä-Pohjanmaan aivovammayhdistys ry, Itä-Suomen aivovammayhdistys ry, Keski-Suomen aivovammayhdistys ry, Kanta-Hämeen aivovammayhdistys ry, Kymenlaakson aivovammayhdistys ry, Oulun seudun aivovammayhdistys ry, Päijät-Hämeen aivovammayhdistys ry, Satakunnan aivovammayhdistys ry, Tampereen Seudun Aivovammayhdistys ry ja Varsinais-Suomen aivovammayhdistys ry.
Saamme tietoja Sensen jäsen- ja kurssirekisteriin rekisteröidyiltä itseltään jäseneksi liittymislomakkeen kautta sekä kurssihakemusten kautta. Tiedot saadaan joko sähköisillä verkkosivuilla sijaitsevilla lomakkeilla tai paperisella lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla. Tietoja saamme jäseneltä itseltään, omaiselta tai edunvalvojalta.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Aivovammaliitto luovuttaa nimi- ja osoitetietoja Aivoitus- lehden postittamista varten Bookwell- painotalolle.
Rekisteriin päivittyy automaattisesti osoitetietoja Postin osoitepalvelun kautta.
Posti: jäsenlaskut ja Aivoitus-lehti.
Kirjanpitojärjestelmä: asiakaslaskutus.
Sähköinen jäsenkirje: Creamailer Oy.
Sopeutumisvalmennuskurssien osallistumistiedot maksusitoumuksen antaneille vakuutusyhtiöille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain Aivovammaliiton työntekijät ja paikallisyhdistyksissä nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu huolellisesti tietoturva huomioiden. Manuaaliset henkilötietolistat säilytetään lukituissa kaapeissa ja hävitetään asianmukaisesti, kun henkilötietolistoja ei enää tarvita jäsenyyden hoitamiseen.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Aivovammaliitto ja paikallisyhdistykset arvioivat säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Aivovammaliitto ja aivovammayhdistykset huolehtivat sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Aivovammaliitto oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Sensen kurssirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta STEAn ohjeiden mukaan.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa oma suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti toiselle kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilöille
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutokset tähän selosteeseen ovat merkittäviä, informoidaan niistä esimerkiksi sähköpostitse tai laittamalla Aivovammaliiton verkkosivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti verkkosivuilla ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa.