Vierivä kivi ei sammaloidu. Hallituksen kannattaakin arvioida yhdistyksen toimintaa säännöllisesti ja tarvittaessa uudistaa käytäntöjään. Ohessa yhdistyksen itsearviointilomake sekä neuvoja jäsenhankintaan ja toimintasuunnitelman tekoon.
Itsearviointi
Yhdistyksen itsearviointilomake on hyvä täyttää jokaisella hallituskaudella. Ensin jokainen hallituksen jäsen täyttää lomakkeen, minkä jälkeen puheenjohtaja tai joku muu nimetty henkilö laatii koosteen vastauksista. Hallitus keskustelee tuloksista ja päättää, mitä asioita viedään jatkokäsittelyyn ja millä tavoin. Kertokaa tuloksista myös järjestösuunnittelijalle.
Aivovammayhdistyksen itsearviointilomake (PDF). (Kehitysvammaisten Tukiliiton lomakkeen pohjalta.)
Jos jonkun väittämän kohdalla suurin osa vastaajista on merkinnyt arvon 3-4, yhdistys voi olla tyytyväinen. Jos numerot ovat alhaisia, on syytä pysähtyä pohtimaan asiaa. Myös silloin, kun yksi antaa alhaisen numeron ja toinen korkean, on erityisen tärkeää keskustella eri näkemyksistä.
Jäsenhankinta
Vieraanvarainen ja kannustava ilmapiiri houkuttelevat mukaan yhdistyksen toimintaan ja motivoivat pysymään mukana. Lue Diakonissalaitoksen tuottamasta Rohkaisukirjasta, miten positiivinen meininki auttaa luomaan kaikkia toimintaan osallistuvia kannattelevan yhteisön.
Jäsenmäärien lasku on yleinen trendi yhdistyksissä. Lue oivaltavasta EHYT ry:n jäsenhankinnan oppaasta, miten käännätte yhdistyksenne jäsenmäärän nousuun.
Kun jäsen saa hyvän kokemuksen yhdistyksen toiminnasta, hän saattaa olla myöhemmin innokas tekemään myös vapaaehtoistyötä yhdistyksessä. Näin ollen jäsenhankinta voidaan nähdä myös mahdollisuutena löytää uusia vapaaehtoisia.
Jäsenkyselyllä palautetta toiminnasta
Palautteen kerääminen jäsenistöltä auttaa kehittämään yhdistyksen toimintaa. Vertaistukiryhmän palautelomake on luotu yhteistyössä toimintaryhmän ohjaajien kanssa.
Palautetta voi kysyä myös koko jäsenistöltä sähköisellä jäsenkyselyllä, jonka voi tehdä esimerkiksi Google Forms -ohjelmalla. Jäsenkyselyssä voi esittää esim. seuraavanlaisia väitteitä ja kysymyksiä:
- Olen osallistunut yhdistyksen toimintaan (kyllä, en, en osaa sanoa)
- Olen yleisesti ottaen tyytyväinen yhdistyksen toimintaan (kyllä, en, en osaa sanoa)
- Mihin asioihin olet tyytyväinen / tyytymätön yhdistyksen toiminnassa (vapaa sana)
- Yhteishenki (1-5, jossa 1 = täysin eri mieltä ja 5 = täysin samaa mieltä)
– Koen olevani tervetullut yhdistyksen toimintaan.
– Koen kuuluvani joukkoon.
– Koen oloni turvalliseksi yhdistyksen toiminnassa. - Aion osallistua yhdistyksen toimintaan jatkossa (kyllä, en, en osaa sanoa)
- Millaista toimintaa toivot yhdistyksen järjestävän jatkossa?
- Vapaa palaute yhdistyksen toiminnasta.
Toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelma ohjaa yhdistyksen toimintaa. Suunnitelma laaditaan yleensä vuodeksi kerrallaan ja se hyväksytetään vuosikokouksessa. Apua toimintasuunnitelman laadintaan saat esimerkiksi yhdistystoimijat.fi sivuston toimintasuunnitelma-mallista.
Vapaaehtoisten hyvinvointi
On tärkeää pitää huolta sekä omasta että yhdistysten muiden vapaaehtoisten hyvinvoinnista. Tukea voitte pyytää myös matalalla kynnyksellä järjestösuunnittelijalta. Kansalaisareena on koostanut verkkosivuilleen oivan paketin vapaaehtoisten hyvinvointiin liittyen. Oppaassa on tiedon lisäksi vinkkejä jaksamiseen sekä harjoituksia hyvinvoinnin tueksi. Opas vapaaehtoisten hyvinvointiin (PDF).
Opas sisältää hyviä vinkkejä myös ongelmatilanteiden ratkaisemiseen yhdistyksessä:
- Miten ottaa asia puheeksi, kun huoli vapaaehtoisesta herää?
- Miten ratkaista konfliktitilanteita yhdistyksessä?