Hyvinvointialueet tukevat järjestöjen toimintaa omien avustusjärjestelmiensä kautta. Oulun Seudun Aivovammayhdistys haki ja sai avustuksia kolmelta eri hyvinvointialueelta. Tehotiimissä työskentelivät Sari Mäkitalo, Auli Ollila ja Jaana Vähänikkilä, jotka hyväksyttivät valmiit hakemukset puheenjohtaja Eila Sääsköllä. He lupautuivat jakamaan vinkkinsä muidenkin yhdistysten iloksi.
Kun hyvinvointialueet aloittivat toimintansa, järjestöavustusten hakeminen siirtyi kunnilta uusien alueiden vastuulle. Tämä toi mukanaan uudenlaiset hakulomakkeet, hakukriteerit ja aikataulut. Oulun Seudun Aivovammayhdistys tarttui haasteeseen ja haki avustuksia Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelta (Pohde), Lapin hyvinvointialueelta ja Kainuun hyvinvointialueelta – ja sai rahoitusta kaikilta kolmelta.
1. Tutustu avustusehtoihin huolellisesti
Hyvinvointialueilla on erilaiset hakukäytännöt, painotukset ja aikataulut. Ensimmäinen askel onkin perehtyä oman alueensa tai alueittensa ohjeisiin ja sääntöihin.
– Koskaan ei kannata sellaisenaan kopioida vanhaa hakemusta, sillä lomakkeet ja painopistealueet ovat erilaisia jokaisella alueella ja voivat vaihdella vuosittain.
Pohteen hakemus osoittautui laajimmaksi ja työläimmäksi, joten yhdistys teki sen ensimmäiseksi ja käytti sitä pohjana muiden alueiden hakemuksille. Tämä kannatti: kun yksi hakemus oli tehty perusteellisesti, seuraavat sujuivat helpommin.
2. Hyödynnä infotilaisuudet ja kysy rohkeasti
Kaikki kolme hyvinvointialuetta järjestivät Teamsin kautta info- ja neuvontatilaisuuksia hakijoille. Näissä käytiin läpi hakemusten tekemistä ja raportointia.
– Infoihin osallistuminen oli tosi tärkeää. Sieltä sai paljon käytännön ohjeita, ja osasta tilaisuuksista tehtiin tallenteet, joihin pystyi palaamaan myöhemmin.
Yhdistys oli myös henkilökohtaisesti yhteydessä jokaiseen hyvinvointialueeseen. Alueiden järjestökoordinaattoreihin kannattaa olla matalalla kynnyksellä yhteydessä, sillä heidän tehtävänään on auttaa.
3. Aikataulut ja valtuutukset kuntoon ajoissa
Hakuajat vaihtelevat hyvinvointialueittain ja voivat myös muuttua vuodesta toiseen. Siksi on tärkeää seurata tarkasti hyvinvointialueitten nettisivuja.
– Meillä on joskus käynyt niin, että vasta viimeisenä iltana on huomattu, että hakemuksen jättöpäivä on muuttunut.
Lisäksi hakemusten tekeminen vaatii Suomi.fi-valtuutuksen, jossa yhdistyksen molempien nimenkirjoittajien on annettava hyväksyntänsä hakemuslomakkeiden täyttämiselle. Joissain tapauksissa käsittelyajoissa voi olla jopa viikkojen jono, joten valtuutus on syytä hoitaa hyvissä ajoin ennen hakuaikojen alkamista.
4. Hallitus mukaan ja suunnitelmat selviksi
Avustushakemusta ei kannata tehdä hätiköiden. Ennen hakemista yhdistyksen hallitus kävi läpi, mitä toimintaa ollaan valmiita järjestämään ja kuka vastaa toteutuksesta.
– Ei voi tehdä niin, että ensiksi haetaan avustusta ja vasta sitten mietitään, mitä rahalla tehdään.
Hakemuksiin ei kirjattu kaikkea pilkuntarkasti, mutta toimintalinjat, summat ja tekijät olivat selvästi tiedossa. Tämä antaa liikkumavaraa toteutukseen.
5. Tee työtä yhdessä – se kannattaa
Hakuprosessi oli vaativa ja vei paljon tunteja. Laajinta hakemusta tehtiin fyysisesti samassa tilassa usean tunnin ajan, jonka jälkeen kukin hioi itsenäisesti yksityiskohtia.
– Yksin olisi ollut tosi vaikeaa saada laadukkaasti valmista. Oli iso apu, että mukana oli joku, jolla oli aiempaa kokemusta niin hakemusten täyttämisestä kuin raportoinnistakin.
– Samalla saatiin jaettua osaamista ja pidettyä tunnelma mukavana – kahvia ja vertaistukea unohtamatta. Hakemusten tekeminen oli loppujen lopuksi mukavaa ja antoisaa puuhaa.
6. Seuraa raportointia ja sääntöjä
Avustuksiin liittyy raportointivelvoitteet kerran vuodessa. Myös ne voivat muuttua, eikä niistä välttämättä tule erillisiä ilmoituksia. Siksi on tärkeää pysyä ajan tasalla avustuksiin liittyvistä yksityiskohdista ja aikatauluista.
Hyvinvointialueet edellyttävät muun muassa, että toiminta ilmoitetaan Lähellä.fi-sivustolla. Toiminnan on myös oltava avointa kaikille, ei pelkästään yhdistyksen jäsenille.
7. Pienavustus voi olla hyvä vaihtoehto
Hyvinvointialueilla on usein erikokoisia avustusmuotoja. Esimerkiksi Pohteella alle 3 000 euron pienavustukset oli suunnattu pienille toimijoille ja sitä suuremmat isommille organisaatioille. Lapissa ja Kainuussa yhdistys haki nimenomaan pienavustuksia.
Pienavustuksissa ei ainakaan Pohteen alueella ole lainkaan pisteytyksiä, joten jos kriteerit täyttyvät, avustus myönnetään. Tämä voi olla hyvä tapa päästä alkuun.
Vinkkilista yhdistyksille
- Aloita perehtymällä hyvinvointialueen avustusehtoihin ja hakuaikoihin.
- Tee Suomi.fi-valtuutus hyvissä ajoin.
- Osallistu infoihin ja kysy neuvoa järjestökoordinaattoreilta.
- Suunnittele haku hallituksen kanssa ja varmista tekijät.
- Tee ensimmäinen hakemus huolellisesti – seuraavat onkin jo helpompia tehdä.
- Muista raportointivelvoitteet.
- Hyödynnä pienavustuksia, jos resurssit ovat rajalliset.
- Hyvinvointialueet: https://stm.fi/hyvinvointialueet-kartalla
Teksti: Pia Kilpeläinen
Kuva: Jaana Vähänikkilä